Optimalizácia procesov v administrácii

Vďaka kombinácii niektorých nastavení môžete v systéme dosiahnuť automatizáciu procesov, ktoré vám pomôžu pri ďalšom spracovaní objednávok. Po nastavení dosiahnete nasledovné:

• číslo objednávky bude zhodné s číslom predfaktúry,
• pri platbe prevodom sa automaticky odošle predfaktúra na e-mail zákazníka,
• pri zmene stavu objednávky sa automaticky vyplní text do e-mailu o zmene stavu,
• budete môcť hromadne vytvárať faktúry v administrácii.

Spojené číslovanie

Funkciu Spojené číslovanie odporúčame aktivovať, ak potrebujete mať čísla objednávok a predfaktúr rovnaké, napr. pokiaľ v administrácii párujete objednávky podľa variabilného symbolu (VS) na predfaktúrach. VS sa používa v rámci predfaktúr aj pri online platbách. Bližšie informácie o spojenom číslovaní a postupe nastavenia nájdete v návode – Spojené číslovanie.

Automatické generovanie a posielanie predfaktúr

Systém umožňuje vytvoriť automaticky predfaktúru pre každú objednávku a zaslať ju na e-mail zákazníka. Vďaka tomu môžu zákazníci, ktorí si vybrali platbu prevodom, obdržať po objednávke aj samostatný e-mail s predfaktúrou, číslom účtu (IBAN) a sumou na úhradu. Automatické posielanie sa dá zakázať pre jednotlivé spôsoby platby, vďaka čomu dosiahnete, že takúto správu dostanú iba zákazníci, ktorí si zvolili napríklad platbu prevodom. Postup je nasledovný:

1. v sekcii Nastavenia > Objednávky > Všeobecné v časti Fakturácia vyberte v poli Používať predfaktúry možnosť áno - vytvoriť a poslať predfaktúru automaticky pre každú objednávku

2. Teraz môžete pre jednotlivé platby, pri ktorých nechcete predfaktúru odosielať (obvykle pre platby v hotovosti alebo kartou cez platobnú bránu), toto odosielanie zakázať. V sekcii Nastavenia > Objednávky > Platby otvorte spôsob platby, kde chcete odosielanie vypnúť a na záložke Rozšírené zakliknite možnosť Neodosielať predfaktúry automaticky.

3. Môžete tiež upraviť šablónu e-mailu, ktorá sa zákazníkovi pri vytvorení predfaktúry odošle. Do šablóny môžete vložiť informácie o hodnote, VS a čísle účtu, na ktoré má zákazník platbu poslať, aby ste mu platbu čo najviac zjednodušili a nemusel platobné údaje hľadať v objednávke alebo v PDF súbore predfaktúry. Šablónu upravíte v Nastavenia > Texty a šablóny > Preddefinované šablóny > Telo emailu s predfaktúrou. Pre vloženie konkrétnej premennej stačí kliknúť na názov premennej v pravom stĺpci editora šablóny.

Preddefinovanie doplňujúcej správy pre statusy objednávok

Vďaka preddefinovaniu doplňujúcej správy pre objednávkové statusy si môžete pripraviť správu, ktorá sa odošle zákazníkovi pri zmene statusu. Doplňujúca správa zákazníka informuje napríklad o naskladnení produktu, odoslaní kuriérom a pod., ak zmeníte status objednávky v administrácii bez nutnosti dopĺňať túto správu ručne. Doplňujúce správy nastavíte v administrácii, v sekci Nastavenia > Objednávky > Statusy.

Otvorte status, pre ktorý chcete nastaviť doplňujúcu správu. Na záložke Notifikácie zakliknite pole Poslať e-mail a do textového poľa Doplňujúca správa napíšte text, ktorý chcete do správy pridať.

Po nastavení doplňujúcej správy sa automaticky zaklikne pole Poslať email a doplní sa text správy, ak v sekcii Objednávky zmeníte status objednávky na status, do ktorého ste správu doplnili. Môžete tiež zvážiť úpravu šablóny pre e-maily o zmene stavu objednávky v Nastavenia > Texty a šablóny > Preddefinované šablóny > Status objednávky bol zmenený. Doplňujúca správa sa vloží tam, kde vložíte premennú Správa pre príjemcu.

Vďaka zmene šablóny a preddefinovaniu správy si viete pripraviť jednoduchú šablónu so základným textom, ktorý bude použiteľný pre všetky zmeny statusu, napríklad:

Status Vašej objednávky ..... zo dňa ..... sa zmenil na .....

Pod to môžete vložiť premennú pre doplňujúcu správu, kam sa môže vďaka nastaveniu dopísať text ako:

Vašu objednávku sme práve odovzdali kuriérskej spoločnosti a bude doručená na Vašu adresu v najbližších dňoch. O presnom čase a dátume doručenia Vás bude informovať kuriérska spoločnosť...

Používanie filtrov a hromadných úprav objednávok

Používanie filtrov a hromadných úprav síce nerobí žiadne úkony automaticky, no môže vám zásadne urýchliť prácu s objednávkami. Ak potrebujete získať viacero objednávok, ktoré majú spoločné znaky, môžete použiť filter kliknutím na Rozšírené vyhľadávanie.

Systém umožňuje filtrovanie podľa rôznych parametrov, môžete sa tak rýchlo dostať napríklad k objednávkam s platbou kartou, ktoré vám prišli za posledný týždeň a majú pôvodný skladový status. Hromadne môžete s objednávkou pracovať po kliknutí na tlačidlo Zoznam. V rámci objednávok je tu k dispozícii hromadná zmena statusu, tlač a zmazanie. Na záložke faktúry potom môžete hromadne vystaviť, vytlačiť alebo zmazať faktúry.

Napojenie na systémy dopravcov

Napojenia na systémy dopravcov vám uľahčia prácu pri expedícii zásielok. Nebudete tak musieť údaje o objednávkach ručne prepisovať do systému dopravcu, ale systém odošle tieto informácie k dopravcovi za vás. Bližšie informácie o dostupných systémoch, postupe nastavenia a odosielaní zásielok nájdete v samostatných návodoch.

Čo prinesú uvedené úpravy

Vďaka úpravám v predchádzajúcich bodoch by ste mohli dosiahnuť nasledovné:

• v sekcii Objednávky budete môcť jednoduchšie meniť viacero objednávok naraz – súčasne zmeníte status viacerým objednávkam a necháte všetkým zákazníkom odoslať notifikáciu o zmene stavu s podrobnejšími informáciami v doplňujúcej správe. V sekcii objednávky stačí cez zaklikávacie políčko označiť objednávky, ktoré chcete zmeniť a z ponuky Zoznam vybrať Zmeniť status. Ak má nový status doplňujúcu správu a nastavené posielanie e-mailov, automaticky sa tieto informácie nastavia v okne pre zmenu statusu. Po potvrdení sa zákazníkom pošle naraz správa o zmene stavu objednávky.
• Ak ste nastavili aj spojené číslovanie, malo by byť jednoduchšie spravovať objednávky pri párovaní objednávok s výpisom z banky, nakoľko bude VS zhodný s číslom objednávky.
• Ak budete meniť statusy objednávkam, môžete hromadne pre tieto objednávky vygenerovať faktúry. Tu bude stačiť, ak v sekcii Objednávky > Faktúry kliknete na Rozšírené vyhľadávanie, označíte možnosť Nevyfakturované a v poli Status vyberiete status objednávok, ktorým chcete vystaviť faktúru. Cez ponuku Zoznam potom môžete vytvoriť faktúry pre všetky tieto objednávky naraz.
• Jednoduchšie zasielanie dát do systému dopravcu.
• Celkové urýchlenie spracovania objednávok.